As quatro funções da administração

Tudo bem com você? Espero que sim!

Vamos para mais uma reflexão acerca das organizações e do mercado de trabalho !

Já conversamos sobre diversos assuntos, sendo que, recentemente, abordamos sobre Planejamento e Plano. Hoje, iremos desvendar um pouco sobre as quatro funções da administração. Aposto que você já deve ter ouvido falar nelas.

Primeiro vamos começar com uma imagem referente à Ciência da Administração, que, dentre suas bases e atividades, executa o Processo Administrativo,  composto de quatro (4) funções:

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A primeira função da administração, planejamento, diz respeito ao que a organização pretende fazer no futuro e como deverá fazê-lo, definindo os objetivos para o futuro desempenho organizacional e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los.

Dentre as etapas e perguntas que devem ser respondidas no processo de  planejamento, podemos destacar: 

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Dentre os benefícios do processo de planejamento, podemos citar:

  • Foco e flexibilidade (adaptação);
  • Melhoria na coordenação dos trabalhos e dos recursos;
  • Melhorias no controle dos processos e dos resultados;
  • Melhor administração do tempo.

Em síntese, podemos visualizar algumas premissas do processo de planejamento: 

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Assim, é no processo de planejamento que são orientadas as ações futuras da organização, que resultam nos objetivos e metas, além da definição da missão e visão da organização, que abordaremos em outra coluna. 

A segunda função da administração, organização, busca estabelecer os meios e recursos necessários para possibilitar a realização do planejado, organizando, estruturando e integrando os recursos e os departamentos incumbidos de sua administração. Ou seja, trata de criar a estrutura organizacional, hierarquia, organograma, centralização ou descentralização do poder e das decisões, conforme, claro, os objetivos definidos no planejamento. 

Em suma, é o ato de de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração, estabelecendo os meios e recursos necessários para possibilitar a realização do planejado.

Algumas das decisões que a Função Organização precisa tomar: 

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Fará ainda, a Função Organização, a  criação da Estrutura Organizacional, que podemos entender como:

  • Conjunto de tarefas formais atribuídas às Unidades Organizacionais (departamentos e as pessoas);
  • As relações de subordinação, linhas de autoridade, responsabilidade pelas decisões, número de níveis hierárquicos e outros; 
  • Delimitará as comunicações para assegurar coordenação eficaz entre órgãos e pessoas.

Estamos, portanto, falando de organograma:

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Além do organograma, a função organização deve estabelecer:

  • Hierarquia Administrativa: como tornar a execução de tarefas e deveres mais eficiente e eficaz. Questões como a divisão de trabalho, cadeia de comando, autoridade, responsabilidade e delegação são aqui estipuladas;
  • Amplitude Administrativa: qual o número ideal de colaboradores que um gestor/líder consegue gerenciar com qualidade? Aqui projeta-se quantos níveis hierárquicos uma organização terá, ou seja, se terá muitos gestores, muitas chefias, ou se será mais desburocratizada. 
  • Grau de centralização ou descentralização: refere-se à concentração ou dispersão da autoridade para decidir, o que, dependerá, claro, da amplitude administrativa anteriormente definida. Assim, pode ser centralizada ou descentralizada.

A terceira função da administração, Liderança ( também conhecida como Direção), diz respeito a definição das relações entre as pessoas, a  comunicação entre elas, o relacionamento entre líderes e liderados, na forma de como potencializar e motivar as pessoas a alcançarem os objetivos organizacionais. Faz uso de influência, comunicação, orientação, motivação e lideranças para as pessoas desempenharem suas tarefas.

Importante ponto é como engajar pessoas, em como criar uma equipe de alto rendimento. Mas, afinal, qual a diferença entre grupo e equipe?

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O gestor/líder de uma organização e ou departamento, ao gerenciar uma equipe, deve refletir em questões como:

  • Qual o melhor estilo de liderança a ser adotado? Mais participativo, mais impositivo? Claro que isto dependerá do trabalho a ser feito e da qualidade do quadro de colaboradores;
  • Como motivar o quadro de colaboradores?
  • De que maneira a comunicação será estabelecida, mais centralizada e formal ou  mais dinâmica e informal. 

Você ainda lembra da primeira função, o planejamento, em que são definidos objetivos, metas e outros pontos futuros a serem atingidos?

Pois então, a quarta  função da administração, Controle, aborda o acompanhamento, monitoração e  avaliação do desempenho da organização, comparando o desempenho esperado com o resultado obtido, aplicando as correções necessárias. 

Podemos dividir o Controle em quatro etapas:

1) Estabelecer padrões e métodos para medir o desempenho;
2) Medir o desempenho;
3) Comparação do desempenho com o padrão estabelecido;
4) Ação corretiva.

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Na primeira etapa do controle, padrões de desempenho, são estabelecidos valores válidos, mensuráveis, compreensíveis, significativos e realistas para medir o progresso ou o resultado desejado para o trabalho. Os resultados reais deveriam, em princípio, equivaler aos padrões.

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Na segunda etapa do controle, observação ou medição do desempenho consiste no registro do trabalho efetuado, à medida que vai sendo realizado, de modo que o resultado possa ser comparado com o valor do padrão estabelecido. As medidas serão expressas em unidades de produtividade, custo unitário, nível de qualidade ou volume de produção. Esta etapa do controle abrange ainda o envio da informação precisa do resultado do trabalho ao responsável pela sua análise e possível correção.

Na terceira etapa do controle, comparação do desempenho, os resultados obtidos devem ser avaliados em função dos padrões estabelecidos. A interpretação envolve não só a comparação dos valores reais com os padrões, mas também a análise das causas dessas variações. Se o desempenho estiver de acordo com os padrões, pode-sefalar que “tudo está sob controle”.

Na quarta etapa, ação corretiva, quando ocorrem desvios em relação ao planejado é necessário trazer o trabalho de volta ao rumo desejado. O administrador deve tomar a ação corretiva, decidindo, pessoalmente, que medidas tomar para atingir os resultados esperados.

Importante lembrar que o Controle é um processo dinâmico, tendo em vista que se o Administrador não acompanhar o processo de controle até o seu fim, estará apenas medindo o desempenho e não exercendo o controle efetivo.

A ênfase deve estar sempre em imaginar maneiras construtivas de levar o desempenho até os padrões estabelecidos, mais do que em apenas identificar os erros e ou encontrar culpados.

Vamos fazer um resumo ? Em linhas gerais: 

  • A administração é uma ciência que visa melhorar as organizações, sejam elas públicas ou privadas;
  • Para terem um melhor desempenho, estas organizações executam o Processo Administrativo, que é composto de quatro funções;
  • O Processo Administrativo é uma sequência de funções que se complementam para melhor conduzir os processos e atividades organizacionais;
  • Este processo precisa ser feito de forma constante, cíclica, em que cada função interaja com as demais.

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Em outra forma, podemos alinhar o processo administrativo e as funções da administração, com os recursos e resultados:

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Espero que você tenha entendido a importância do processo administrativo e das funções da administração, afinal, se não planejarmos ( saber aonde queremos ir, objetivos e metas), o que iremos organizar (recursos, cargos, pessoas), como seremos líderes e o que controlaremos?

Até a próxima coluna.

 

 

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